– EN BREF –
L’obligation de donner accès en ligne aux documents de la copropriété a été clairement établie et la liste des documents a enfin été fixée.
La loi ELAN (loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique) a achevé ce qu’avait initié la loi ALUR[1].
En effet, en 2014, le législateur avait institué une obligation pour les Syndic professionnels, « de proposer, à compter du 1er janvier 2015, […] un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés ».
Or, cette obligation n’avait jamais été sérieusement appliquée faute de connaître les documents concernés par cette mise en ligne et faute de sanction.
La loi ELAN vient réaffirmer cette obligation, ajoutant qu’un décret précisera la liste minimale des documents devant être accessible dans un espace sécurisé.
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Les documents qui doivent être rendus accessibles en ligne
Ce décret a été pris le 23 mai 2019 : décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne.
Il prévoit un accès différencié pour les documents concernant l’ensemble de la copropriété, le lot d’un copropriétaire en particulier et les documents nécessaires au fonctionnement du conseil syndical.
A partir du 1er juillet 2020, en tant que copropriétaire, vous devrez donc pouvoir accéder a minima aux documents suivants :
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Pour les documents relatifs à la gestion de l’immeuble :
1° Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
2° La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;
3° Le carnet d’entretien de l’immeuble ;
4° Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité;
5° Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
6° L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
7° Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
8° Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
9° Le contrat de syndic en cours.
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Pour les documents de votre lot en particulier :
1° Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
2° Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
3° Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale annuelle ;
4° Les avis d’appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
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Les copropriétés concernées : principe et exceptions
Seules sont concernées les copropriétés gérées par un Syndic professionnel.
Cette obligation n’est applicable aux copropriétés gérées par un Syndic bénévole.
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Le coût de cette nouvelle prestation
La mise en ligne des documents précitée ne fait pas partie de la liste des prestations pouvant être facturées en plus par le Syndic au syndicat des copropriétaires et définie par le décret du 26 mars 2015.[2]
Le Syndic ne peut donc prétendre à aucune rémunération pour ce service supplémentaire.
A l’inverse, par exception, les copropriétés gérées par un Syndic professionnel peuvent décider en assemblée générale de dispenser le syndic de cette obligation d’accès aux documents en ligne.
En contrepartie, cela peut justifier une réduction de la rémunération du Syndic.
Toutefois, le montant certainement moindre de la réduction que cela génèrera risque de ne pas être en rapport avec les avantages retirés par cette mise en ligne obligatoire.
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Quels documents doivent être rendus accessibles au locataire ?